ENCUESTAS O ENTREVISTAS DE EGRESO

Cuando un empleado, decide voluntariamente retirarse de la empresa en la que trabajaba, es preciso conocer que lo motivo y que razones tuvo para tomar esta decisión.     Independientemente de la causa del egreso (renuncia, despido o jubilación), es importante planificar el proceso de las entrevistas o encuestas de salida, estas nos permite descubrir que apreciación tiene los trabajadores sobre la organización, sus políticas (remuneración, capacitación, evaluación del desempeño, etc.), el sistema de gestión de personal, la valoración del puesto en trabajo y el clima laboral, entre otros.           

¿Por qué se van los empleados?

No siempre el motivo es económico, muchas veces las organizaciones no detectan algunas fallas internas que pueden generar circunstancias difíciles y conflictos entre los trabajadores generando la rotación de los trabajadores o su egreso.

¿Qué hacemos entonces, qué medidas podemos tomar?

Aprovechar esta oportunidad es importantísimo para aprender de la experiencia del trabajador en la empresa, y rentabilizar así nuestros futuros esfuerzos por implicar al personal en la organización.     Por ello es importante contar con herramientas que nos permitan medir algunos de los indicadores y generar un análisis de las situaciones presentes.

Muchas empresas están dedicando esfuerzos en atraer y fidelizar a los actuales empleados, implementando como política las aplicación de encuestas o entrevistas de salida.

Las encuestas (forma escrita) o entrevistas (forma Oral) de salida son un medio que se ha extendido en los últimos años en las empresas, ya que permite obtener información valiosa que después será utilizada en beneficio de la organización y de sus integrantes.

¿Cuál es nuestro Objetivo?

• Obtener respuestas de Calidad.
• Recabar información muy útil para estudiar las principales razones del egreso, que factores influyeron para que el empleado buscara otras alternativas.
• Obtener información acerca del nuevo empleo, incluyendo las responsabilidades que tendrá y cómo surgió la oportunidad.
• Promover las buenas relaciones, de manera que el empleado tenga la oportunidad de hacer sugerencias como una muestra de actitud positiva por parte de la empresa.

 ¿Quién tiene que realizar las entrevistas de salida?

Toda empresa debería de tener una política de cómo deben realizarse las entrevistas de salida, cuándo y quién debe hacerlas.    Algunas empresas tienen un responsable de RRHH para realizar las entrevistas o personal de ese departamento.   Es requisito indispensable que sea un apersona capacitada de manera que pueda recabar la información, analizarla y elaborar un informe final con las oportunidades y recomendaciones.

Carlos Fuentes Bolaños, autor del libro titulado El Empleo y la Gerencia de los Recursos Humanos señala que el trabajador, al dejar de prestar sus servicios, "(…siempre tiene mucho que aportar, sus buenas y malas experiencias en el ejercicio laboral las debe expresar ante una persona capacitada que esté dispuesta a escucharlo (…)" (Op. Cit., 35)

 ¿Cuándo y cómo realizar las encuestas o entrevistas de salida?

Se debe realizar cuando los trabajadores se retiran de la empresa independientemente del motivo que origino su salida.  Para ello es importante crear un ambiente cómodo y comenzar por agradecer la colaboración, hacerle ver la utilidad de la herramienta aplicada.  Felicitar por su nuevo puesto de trabajo, y recordar al empleado que todo lo que manifieste se mantendrá bajo confidencialidad.   No debemos juzgar las respuestas, para así conocer su punto de vista.

Hacer las preguntas correctas nos permitirá reconocer las principales causas de retiro  de los empleados,  para ello debemos tener presente una serie de ideas o cuestionarios que nos servirá de guía.

Idalberto Chiavenato, en su obra Administración de Recursos Humanos, señala que la entrevista de salida debe abarcar, sobre todo, los siguientes aspectos:

1) Verificación del motivo básico del retiro (sea por decisión de la empresa o del trabajador).

2) Opinión del empleado respecto a:

·      La empresa.

·      El cargo que ocupa en la organización su jefe inmediato.

·      Horario de trabajo.

·      Condiciones físicas del ambiente en el que desarrolla su trabajo.

·      Beneficios sociales otorgados por la organización.

·      Las relaciones humanas existentes en su área de trabajo.

·      Las oportunidades de progreso que sintió dentro de la organización.

·      La moral y la actitud de sus compañeros de trabajo.

·      Las oportunidades que encuentra en el mercado de trabajo.

Como se puede ver, los aspectos enumerados se deben considerar en un formulario de entrevista de salida, en el cual se registrará de manera confidencial tanto la información como las respuestas.

Presentación de la información.

El detalle de información recabada se puede presentar de diferentes formas, todo dependerá de los requerimientos de la organización.   El resultado se  tendrá que estudiar para descubrir los puntos débiles de la empresa, identificar las necesidades y plantear alternativas que permitan mejorar aquellas políticas deficientes, con el fin de retener a los trabajadores que son quienes mueven las empresas.

Es necesario plantear reuniones con las personas implicadas en el problema para compartir la información obtenida de las encuestas o entrevistas de salida, y tomar decisiones que permitan optimizar el rendimiento y las condiciones laborales de quienes forman la empresa.

Sea cual sea el caso de nuestra empresa, está en nuestras manos poner los medios para poder darle la vuelta a los problemas.   El éxito de las encuestas o entrevistas dependerá de la forma en que comuniquemos su utilidad a los trabajadores y de tener en cuenta sus opiniones sobre la viabilidad de esta herramienta.

La antigüedad de nuestra plantilla, nos sirve de indicador, para saber si nuestra empresa es considerada por sus trabajadores, como un buen sitio para trabajar y desarrollar una carrera profesional o si por el contrario, simplemente nos usan como trampolín para conseguir experiencia y poder alcanzar un trabajo mejor.